Python自动化办公实战：包含Word、Excel、Pdf和Email邮件案例

2023-02-28

name smtp 邀请函

 背景想象一下，现在你有一份Word邀请函模板，然后你有一份客户列表，上面有客户的姓名、联系方式、邮箱等基本信息，然后你的老板现在需要替换邀请函模板中的姓名，然后将Word邀请函模板生成Pdf格式，之后编辑统一的邀请话术（邮件正文），再依次发送邀请函附件到客户邮箱，你会怎么做？正常情况下，

背景

想象一下，现在你有一份Word邀请函模板，然后你有一份客户列表，上面有客户的姓名、联系方式、邮箱等基本信息，然后你的老板现在需要替换邀请函模板中的姓名，然后将Word邀请函模板生成Pdf格式，之后编辑统一的邀请话术（邮件正文），再依次发送邀请函附件到客户邮箱，你会怎么做？

正常情况下，我们肯定是复制粘贴Excel表格中的客户姓名，之后挨个Word文档进行替换，之后将Word转Pdf格式，然后复制Excel表格中的邮箱进行发送编辑好的邮件正常，之后附上邀请函附件，点击发送，大概算一下，激情高昂的状态下，这个流程快的话，大概需要1分钟甚至更多。如果客户只有几十个就还好，一个小时就可以搞定，如果客户有几百个，上千个，甚至上万个呢？那估计要哭晕在办公室了。

不过别慌，Python自动化办公，一套组合拳，使用Python自动化办公——Word文档替换、Excel表格读取、Pdf文件生成和Email自动邮件发送一条龙服务安排，下面一起来看看吧！

实现过程

1）替换Word模板生成对应邀请函

这里以上面的Word模板做案例，编写一个函数以客户姓名进行替换模板中的<name>，一步到位。

def get_invitation(name):  
    doc = docx.Document("template.docx")  
    for para in doc.paragraphs:  
        if '<name>' in para.text:  
            for run in para.runs:  
                if '<name>' in run.text:  
                    runrun.text = run.text.replace('<name>', name)  
        doc.save(f'./邀请函/{name}.docx') 
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上面这个代码需要理解Word文档的结构，一个文档有多个段落，用doc.paragraphs获取；段落中的文字用para.text获取；一个段落中可能有多个不同样式的文本，这些不同的样式被称为run，一个段落中包含多个run，用para.runs获取，一个run中的具体文本用run.text获取。了解了这些，再看上述代码，是不是清晰很多呢？

2）将Word邀请函转化为Pdf格式

这个就简单很多了，Python自动化办公中，一行代码就可以实现，而且速度还十分快。

from docx2pdf import convert  
convert(f"./邀请函/{name}.docx") 
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使用convert()函数可以把docx格式的文件转换成同名的Pdf文档。

3）读取Excel表格中的姓名和邮箱

这里需要用到openpyxl库了，当然关于Excel的库还是很多的，这里以这个库作为示例，代码如下：

def get_username_email():  
    workbook = openpyxl.load_workbook("names.xlsx")  
    worksheet = workbook.active  
    for index, row in enumerate(worksheet.rows):  
        if index > 0:  
            name = row[0].value  # 获取表格第一列的姓名  
            email = row[3].value  # 获取表格第四列的邮箱  
            # print(name, email) 
            # print(f"{name}邀请函正在生成...")  
            # get_invitation(name)  
            send_email(name, email) 
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上面的代码，理解起来应该并不难，读取Excel中的姓名和邮箱，之后传到get_invitation()生成邀请函，之后传给send_email()函数中自动发送邮件。实际上，这两部是分开进行的，这里是先执行get_invitation()函数，先生成邀请函，之后再将该函数注释掉，再执行发送邮件函数，

4）自动发送邮件

关于自动发送邮件，历史文章中也曾经发布过好几篇了，这里继续用上了，一开始我也觉得挺难的，后来发现也没有想的那么复杂，代码如下：

smtp = smtplib.SMTP(host="smtp.qq.com", port=587)  
# smtp.login(邮箱, 授权码)  
smtp.login('235977@qq.com', "ruybefkipoo")  
def send_email(name, email):  
    msg = MIMEMultipart()  
    msg["subject"] = f"您好，{name}，您的邀请函！"  
    msg["from"] = "2352180977@qq.com"  
    msg["to"] = email  
    html_content = f"""  
    <html>  
        <body>  
                <p>您好：{name}<br>  
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                </p>  
        </body>  
    </html>  
    """  
    html_part = MIMEText(html_content, "html")  
    msg.attach(html_part)  
    with open(f"./邀请函/{name}.pdf", "rb") as f:  
        doc_part = MIMEApplication(f.read())  
        doc_part.add_header("Content-Disposition", "attachment", filename=name)  
        # 把附件添加到邮件中  
        msg.attach(doc_part)  
        # 发送前面准备好的邮件  
        smtp.send_message(msg)  
        # 如果放到外边登录，这里就不用退出服务器连接，所以注释掉了  
        # smtp.quit() 
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这里需要注意三点，其一是邮箱登录放在了函数外边，防止函数多次调用，短时间多次请求登录邮箱被封禁；其二邮箱登录里边用的是授权码，而不是你的邮箱登录密码，这里使用的是qq邮箱做示例，其他邮箱需要更改smtp服务；其三这个代码里边除了正文中引用了html写法，还携带了Pdf格式的邀请函附件，稍显复杂。

5）完整代码

以上四个步骤进行拆分了，依次完成了Word文档替换、Excel表格读取、Pdf文件生成和Email自动邮件发送任务，这里附上完整的代码。

import docx  
from docx2pdf import convert  
import openpyxl  
import smtplib  
from email.mime.text import MIMEText  
from email.mime.multipart import MIMEMultipart  
from email.mime.application import MIMEApplication  
# 生成对应的邀请函，并转存pdf格式  
def get_invitation(name):  
    doc = docx.Document("template.docx")  
    for para in doc.paragraphs:  
        if '<name>' in para.text:  
            for run in para.runs:  
                if '<name>' in run.text: 
                    runrun.text = run.text.replace('<name>', name)  
        doc.save(f'./邀请函/{name}.docx')  
    convert(f"./邀请函/{name}.docx")  
smtp = smtplib.SMTP(host="smtp.qq.com", port=587)  
smtp.login('235977@qq.com', "ruybefkipoo")  
def send_email(name, email):  
    msg = MIMEMultipart()  
    msg["subject"] = f"您好，{name}，您的邀请函！"  
    msg["from"] = "2352180977@qq.com"  
    msg["to"] = email  
    html_content = f"""  
    <html>  
        <body>  
                <p>您好：{name}<br>  
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                </p>  
        </body>  
    </html>  
    """  
    html_part = MIMEText(html_content, "html")  
    msg.attach(html_part)  
    with open(f"./邀请函/{name}.pdf", "rb") as f:  
        doc_part = MIMEApplication(f.read())  
        doc_part.add_header("Content-Disposition", "attachment", filename=name)  
        # 把附件添加到邮件中  
        msg.attach(doc_part)  
        # 发送前面准备好的邮件  
        smtp.send_message(msg)  
        # 如果放到外边登录，这里就不用退出服务器连接，所以注释掉了  
        # smtp.quit()  
def get_username_email():  
    workbook = openpyxl.load_workbook("names.xlsx")  
    worksheet = workbook.active 
    for index, row in enumerate(worksheet.rows):  
        if index > 0:  
            name = row[0].value  
            email = row[3].value  
            # print(name, email)  
            # print(f"{name}邀请函正在生成...")  
            # get_invitation(name)  
            send_email(name, email)  
if __name__ == '__main__':  
    get_username_email()  
    # get_invitation('Python进阶者') 
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总结

这篇文章基于Python自动化办公，主要介绍了使用Python相关库，依次完成Word文档替换、Excel表格读取、Pdf文件生成和Email自动邮件发送任务。程序运行之后，邀请函会自动生成，然后邮件会自动发送，速度也非常快，给几百个、上千个客户发送邀请函就不害怕了，如果有上万个客户，可能需要借助第三方平台辅助了，毕竟一般的普通邮箱，每日发送邮箱数是有限制的。